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Einrichtungs-Leitfaden

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die vollständige Einrichtung der AD Support App – von der Erstinstallation über die E-Mail-Anbindung bis hin zur Automatisierung mit Aufgabenwarteschlangen.

Übersicht: Einrichtungsschritte

Die Einrichtung der AD Support App umfasst mehrere Bereiche. Je nach Ihrem Einsatzszenario sind nicht alle Schritte erforderlich.

1. Grundeinrichtung
   ├── Nummernserie anlegen
   ├── Support-E-Mail definieren
   └── Firmenlogo-URL hinterlegen

2. Benutzer & Ressourcen
   ├── Ressourcen vom Typ „Person" anlegen
   └── Benutzer-Ressourcen-Zuordnung pflegen

3. Standardwerte & Abrechnung
   ├── Arbeitstyp festlegen
   ├── Abrechnungs- und Arbeitsintervalle definieren
   └── Kontingent-Warnungen konfigurieren

4. E-Mail-Versand
   ├── E-Mail-Konto auswählen
   ├── Bestätigungs-E-Mails aktivieren
   └── Testmodus verwenden

5. Eingehende E-Mails (optional)
   ├── Eingangs-Postfach definieren
   └── Automatische Ticket-Erstellung aktivieren

6. Azure Function (optional)
   ├── Entra ID App-Registrierungen erstellen
   ├── Konfiguration in BC ausfüllen
   └── Synchronisierung durchführen

7. Copilot / KI-Klassifizierung (optional)
   └── Azure OpenAI in AI Setup konfigurieren

8. Aufgabenwarteschlange
   └── Alle Jobs registrieren

Schnellstart

Wenn Sie die App zum ersten Mal einrichten, arbeiten Sie die Schritte 1–4 und 8 der Reihe nach ab. Schritte 5–7 sind optional und können jederzeit nachgeholt werden.

Schritt 1: Grundeinrichtung

Öffnen Sie die Support Einrichtung über die Suche in Business Central oder das Support-Rollencenter → Einrichtung.

Nummernserie

Die Support-Nummernserien legen fest, welche Nummernfolge für neue Support-Tickets vergeben wird.

  1. Falls noch keine Nummernserie existiert: Erstellen Sie eine Nummernserie (z. B. SUPPORT mit Startnummer S0000001)
  2. Wählen Sie die Nummernserie im Feld Support-Nummernserien aus

Pflichtfeld

Ohne konfigurierte Nummernserie können keine neuen Support-Tickets erstellt werden.

Support-E-Mail

Im Feld Support-E-Mail hinterlegen Sie die Adresse, die in der Fußzeile aller ausgehenden E-Mails angezeigt wird (z. B. support@altenbrand.de). Dies ist nicht die Absenderadresse – die wird über das E-Mail-Konto gesteuert.

System-BCC-E-Mail

Wenn Sie alle ausgehenden Support-E-Mails archivieren möchten, tragen Sie hier eine BCC-Adresse ein. Jede vom System generierte E-Mail wird zusätzlich als Blindkopie an diese Adresse gesendet.

Szenario Empfehlung
Produktivbetrieb mit Archivierung BCC-Adresse eintragen (z. B. archiv@altenbrand.de)
Produktivbetrieb ohne Archivierung Feld leer lassen
Testbetrieb BCC auf eigene Adresse setzen, um E-Mails zu prüfen

Firmenlogo-URL

Die Firmenlogo-URL definiert das Logo, das in der Kopfzeile aller ausgehenden E-Mails angezeigt wird.

Anforderungen:

  • Öffentlich erreichbare HTTPS-URL
  • Empfohlene Auflösung: ca. 200 × 50 Pixel
  • Formate: PNG oder SVG

Beispiel: https://www.altenbrand.de/logo.png

Nicht-abrechenbare Ressourcen

Im Feld Nicht-abrechenbare Ressourcen definieren Sie Ressourcen, deren Zeiteinträge nicht in Rechnungen übernommen werden. Die Ressourcencodes werden mit Pipe (|) getrennt.

Beispiel: RS0110|RS0040|RS0170

Typische Anwendungsfälle:

  • Azubis oder Praktikanten, deren Zeit nicht berechnet wird
  • Interne Qualitätssicherung
  • Schulungs-Ressourcen

Auswirkung

Zeiteinträge dieser Ressourcen werden weiterhin erfasst und im Ticket angezeigt – sie fließen aber nicht in die Abrechnung ein.

Schritt 2: Benutzer und Ressourcen zuordnen

Jeder Benutzer, der mit der Support App arbeitet, muss einer Ressource zugeordnet sein. Diese Zuordnung steuert:

  • Welcher Stundensatz bei der Zeiterfassung gilt
  • Welche Rolle der Benutzer im Support-System hat
  • Welche Tickets ein Benutzer sehen kann

Ressourcen anlegen

Falls noch nicht geschehen, legen Sie für jeden Support-Mitarbeiter eine Ressource vom Typ Person an:

  1. Suchen Sie in Business Central nach Ressourcen
  2. Erstellen Sie für jeden Mitarbeiter eine Ressource
  3. Stellen Sie sicher, dass der Typ = Person ist
  4. Hinterlegen Sie den VK-Preis (Stundensatz für den Kunden)

Zuordnung pflegen

Öffnen Sie die Benutzer-Ressourcen-Zuordnung über das Rollencenter → Einrichtung → Benutzer-Ressourcen.

Feld Was eintragen? Beispiel
Benutzer-ID BC-Benutzername MMUELLER
Ressourcennr. Ressource vom Typ Person RS0010
Benutzertyp Rolle im Support Support Team
Kundennr. 0 = intern, sonst Kundennr. 0
Kontaktnr. Optional –
E-Mail Kontakt-E-Mail m.mueller@altenbrand.de

Benutzertypen im Detail

Typ Beschreibung Sichtbare Tickets
Support Team Regulärer Support-Mitarbeiter Alle Tickets
Support Admin Administrator mit erweiterten Rechten Alle Tickets + Einrichtung
Externer Benutzer Kunden-Benutzer für Self-Service Nur eigene Kundengruppe
Gesperrt Deaktivierter Benutzer Keine
Super User Voller Zugriff Alle Tickets + alle Einstellungen

Empfehlung: Mindestens ein Super User

Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Benutzer als Super User eingerichtet ist, um die vollständige Verwaltung sicherzustellen.

Praxisbeispiel: Kleines Support-Team

FALTENBRAND  → RS0010 → Super User       → Intern (0)
MMUELLER     → RS0020 → Support Team     → Intern (0)
KSCHMIDT     → RS0030 → Support Team     → Intern (0)
KUNDE-MEIER  → (keine) → Externer Benutzer → K10000 (Meier GmbH)

Schritt 3: Standardwerte und Abrechnung

Standard-Arbeitstyp

Der Standard-Arbeitstyp wird automatisch bei der Erstellung neuer Zeiteinträge vorbelegt. Der Arbeitstyp bestimmt den Stundensatz für die Abrechnung.

Beispiel: Arbeitstyp NZ = Nachbetreuung zum regulären Stundensatz.

Standard-Sprachcode

Der Standard-Sprachcode steuert, welche E-Mail-Vorlagen verwendet werden:

Code Sprache Verwendung
DEU Deutsch Standard für deutschsprachige Kunden
ENU Englisch Für internationale Kunden

Auf Kundenebene kann der Sprachcode individuell überschrieben werden – siehe Kundenkarte.

Abrechnungsintervall und Arbeitsintervall

Diese beiden Werte steuern, wie Arbeitszeiten erfasst und abgerechnet werden. Die Standardwerte gelten für Kunden ohne aktives Kontingent. Bei Kontingent-Kunden werden die Werte aus der Kontingent-Karte übernommen.

Arbeitsintervall (Zeitrundung)

Definiert die Genauigkeit der Zeiterfassung:

Wert Rundung 22 Min. werden zu 47 Min. werden zu
0.25 15 Minuten 0,50 Std. 1,00 Std.
0.50 30 Minuten 0,50 Std. 1,00 Std.
1.00 Ganze Stunden 1,00 Std. 1,00 Std.
0.00 Keine Rundung 0,37 Std. 0,78 Std.

Abrechnungsintervall (Mindestabrechnung)

Definiert die Mindestdauer pro Ticket, die dem Kunden berechnet wird:

Wert Bedeutung 10 Min. Arbeit → 3 Std. Arbeit →
0.00 Keine Mindestabrechnung 0,25 Std.* 3,00 Std.
0.50 Mind. 30 Minuten 0,50 Std. 3,00 Std.
1.00 Mind. 1 Stunde 1,00 Std. 3,00 Std.
2.00 Mind. 2 Stunden 2,00 Std. 3,00 Std.

*bei Arbeitsintervall von 0,25

Berechnungsreihenfolge

Die Arbeitszeit wird zuerst auf das Arbeitsintervall gerundet, dann wird das Abrechnungsintervall als Minimum angewendet:

$$\text{Abrechenbar} = \max\bigl(\text{gerundete Arbeitszeit},\; \text{Abrechnungsintervall}\bigr)$$

Praxisbeispiel:

Einstellung: Arbeitsintervall = 0,25 Std., Abrechnungsintervall = 2 Std.

Tatsächliche Arbeit Gerundet (0,25) Abgerechnet
10 Minuten 0,25 Std. 2,00 Std. (Minimum greift)
45 Minuten 0,75 Std. 2,00 Std. (Minimum greift)
2 Std. 10 Min. 2,25 Std. 2,25 Std. (über Minimum)
4 Std. 50 Min. 5,00 Std. 5,00 Std. (über Minimum)

Kontingent-Warnstunden

Der Standard-Kontingent-Warnstunden-Wert (z. B. 5) wird als Schwellenwert für Kontingent-Warnungen verwendet, sofern kein individueller Wert in der Kontingent-Karte hinterlegt ist.

Kontingent-Benachrichtigungsempfänger

Semikolon-getrennte Liste von E-Mail-Adressen, die global bei allen Kontingent-Warnungen und -Erschöpfungen benachrichtigt werden.

Beispiel: support@altenbrand.de;buchhaltung@altenbrand.de

Monatliche Paketabrechnung

Einstellung Beschreibung
Aktiviert Automatische monatliche Rechnungserstellung für Postpaid-Kunden
Paketrechnungstag Tag im Monat, an dem die Rechnung erstellt wird (z. B. 1 = erster Tag)

Mehr Informationen zur Kontingent-Abrechnung finden Sie im Kontingent-Leitfaden.

Schritt 4: E-Mail-Versand konfigurieren

Die AD Support App versendet verschiedene E-Mails automatisch – Bestätigungen, Reports, Erinnerungen und Kontingent-Warnungen. In diesem Abschnitt konfigurieren Sie, von welchem Konto und an wen diese E-Mails verschickt werden.

E-Mail-Konto konfigurieren

Das E-Mail-Konto bestimmt, von welcher Absenderadresse alle Support-E-Mails versendet werden (z. B. support@altenbrand.de).

Einrichtung

  1. Öffnen Sie die Support Einrichtung
  2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mail-Vorlagen
  3. Klicken Sie auf den AssistEdit-Button (...) neben dem Feld E-Mail-Konto
  4. Im Dialog E-Mail-Konten werden alle konfigurierten E-Mail-Konten angezeigt
  5. Wählen Sie das gewünschte Konto aus (z. B. support@altenbrand.de)
  6. Bestätigen Sie mit OK

Kein E-Mail-Konto vorhanden?

Falls kein E-Mail-Konto angezeigt wird, müssen Sie zuerst ein E-Mail-Konto in Business Central einrichten. Suchen Sie nach E-Mail-Konten und erstellen Sie ein neues Konto (z. B. Microsoft 365 Connector oder SMTP-Connector).

Fallback-Verhalten

Szenario Verhalten
E-Mail-Konto konfiguriert Alle E-Mails werden über dieses Konto versendet
Kein E-Mail-Konto konfiguriert E-Mails werden über das Standard-E-Mail-Szenario von BC versendet

E-Mail-Konto entfernen

Um das konfigurierte E-Mail-Konto zu entfernen und auf das Standard-Szenario zurückzufallen:

  1. Klicken Sie im Bereich E-Mail-Vorlagen auf den Link E-Mail-Konto löschen
  2. Die Felder werden geleert und der Fallback auf das Standard-Szenario wird aktiviert

Bestätigungs-E-Mails

Wenn Bestätigungs-E-Mail senden aktiviert ist, erhält der Kunde automatisch eine Eingangsbestätigung, sobald ein neues Ticket erstellt wird.

Ablauf:

Neues Ticket erstellt (z. B. über E-Mail-Import)
       ↓
Ticket wird mit Flag "Bestätigungs-E-Mail ausstehend" markiert
       ↓
Aufgabenwarteschlange "Bestätigungs-E-Mails" (jede Minute)
       ↓
E-Mail wird versendet, Flag wird entfernt

Warum eine Aufgabenwarteschlange?

Die Bestätigungs-E-Mails werden über eine Aufgabenwarteschlange versendet (nicht direkt), weil der API-Benutzer, der E-Mails importiert, keine Berechtigung hat, E-Mails über Microsoft Graph zu versenden. Die Aufgabenwarteschlange läuft unter einem berechtigten interaktiven Benutzer.

Testmodus

Der Testmodus dient dazu, den E-Mail-Versand ohne Auswirkung auf echte Kunden zu testen.

Aktivieren

  1. Tragen Sie im Feld Test-E-Mail-Empfänger Ihre eigene E-Mail-Adresse ein
  2. Ab sofort werden alle ausgehenden Support-E-Mails an diese Adresse umgeleitet

  3. Ein orangefarbener Warnhinweis erscheint auf der Einrichtungsseite:

    Testmodus aktiv — Alle E-Mails werden umgeleitet an: test@firma.de

Deaktivieren

  1. Löschen Sie den Inhalt des Feldes Test-E-Mail-Empfänger
  2. Der Warnhinweis verschwindet, E-Mails gehen wieder an die echten Empfänger

Produktivbetrieb

Stellen Sie unbedingt sicher, dass das Feld Test-E-Mail-Empfänger im Produktivbetrieb leer ist. Andernfalls erhalten Kunden keine E-Mails.

Empfohlener Ablauf bei der Ersteinrichtung:

1. Testmodus aktivieren (eigene E-Mail eintragen)
2. Alle E-Mail-Funktionen testen:
   - Bestätigungs-E-Mail
   - Erinnerungs-E-Mail
   - SLA-Report
   - Kontingent-Warnung
3. E-Mails prüfen (Layout, Inhalt, Absender)
4. Testmodus deaktivieren (Feld leeren)
5. Produktivbetrieb starten

Schritt 5: Eingehende E-Mails konfigurieren

Wenn Sie eingehende E-Mails automatisch als Tickets verarbeiten möchten, konfigurieren Sie diesen Bereich. Die Verarbeitung erfolgt über eine Azure Function, die das Postfach überwacht.

Standardressource

Die Standardressource wird automatisch als zuständiger Mitarbeiter eingetragen, wenn ein Ticket aus einer eingehenden E-Mail erstellt wird. Typischerweise ist dies der Support-Leiter oder ein Dispatcher.

Eingangs-Postfach

Das Eingangs-Postfach (z. B. support@altenbrand.de) definiert die E-Mail-Adresse, die von der Azure Function auf neue Nachrichten überwacht wird.

Automatische Ticket-Erstellung

Einstellung Verhalten
Aktiviert Neue E-Mails, die keinem bestehenden Ticket zugeordnet werden können, erzeugen automatisch ein neues Ticket
Deaktiviert E-Mails werden nur bestehenden Tickets zugeordnet. Nicht zuordenbare E-Mails werden verworfen

Zuordnung über Ticketnummer

E-Mails werden einem bestehenden Ticket zugeordnet, wenn die Ticketnummer (z. B. S0000042) im Betreff enthalten ist. Antworten auf Bestätigungs-E-Mails enthalten die Ticketnummer automatisch.

Inaktivitäts-Erinnerung

Die Inaktivitäts-Erinnerung (Tage) löst eine automatische E-Mail an die zuständige Ressource aus, wenn ein Ticket eine definierte Anzahl von Tagen ohne Aktivität (keine neuen Einträge, keine Statusänderung) bleibt.

Wert Verhalten
0 Funktion deaktiviert
3 Erinnerung nach 3 Tagen Inaktivität
7 Erinnerung nach 7 Tagen Inaktivität

Schritt 6: Azure Function anbinden

Die Azure Function ist das Herzstück der automatischen E-Mail-Verarbeitung. Sie liest neue E-Mails aus dem Exchange-Postfach über die Microsoft Graph API und leitet sie über die BC REST API als Tickets weiter.

Architektur

┌──────────────────────────────┐
│   Exchange Online Postfach   │
│   (support@altenbrand.de)    │
└──────────────┬───────────────┘
               │ Microsoft Graph API
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│    Azure Function            │
│    (Email Poller)            │
│                              │
│  ┌─────────────────────┐     │
│  │ Timer: alle 5 Min.  │     │
│  │ Neue E-Mails lesen  │     │
│  │ Duplikate filtern   │     │
│  └─────────┬───────────┘     │
│            │                 │
│  ┌─────────▼───────────┐     │
│  │ BC REST API aufrufen │     │
│  │ Ticket erstellen     │     │
│  └─────────────────────┘     │
└──────────────────────────────┘
               │ BC API
               ▼
┌──────────────────────────────┐
│   Business Central           │
│   Support-Ticket erstellen   │
│   [Bestätigungs-E-Mail]      │
└──────────────────────────────┘

Voraussetzungen

Bevor Sie die Azure Function anbinden können, benötigen Sie:

  • Ein Azure-Abonnement mit Berechtigung zum Erstellen von Function Apps
  • Zwei Entra ID App-Registrierungen (eine für Graph, eine für BC)
  • Die Azure Function muss deployed sein (siehe Ordner AzureFunction/SupportEmailPoller)
  • Ein E-Mail-Postfach in Exchange Online

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

1. Entra ID App-Registrierung für Microsoft Graph

  1. Navigieren Sie im Azure Portal zu Entra ID → App-Registrierungen → Neue Registrierung
  2. Name: z. B. AD Support – Graph Access
  3. Unterstützte Kontotypen: Nur einzelner Mandant
  4. Unter API-Berechtigungen fügen Sie hinzu:
  5. Mail.Read (Anwendungstyp)
  6. Mail.ReadWrite (Anwendungstyp)
  7. Erteilen Sie die Administratorzustimmung
  8. Erstellen Sie unter Zertifikate & Geheimnisse einen neuen Client Secret
  9. Notieren Sie Client-ID und Client Secret

2. Entra ID App-Registrierung für Business Central

  1. Erstellen Sie eine zweite App-Registrierung: z. B. AD Support – BC API Access
  2. Unter API-Berechtigungen fügen Sie die BC-API-Berechtigung hinzu
  3. Erstellen Sie einen Client Secret
  4. Notieren Sie Client-ID und Client Secret

3. Konfiguration in Business Central ausfüllen

Füllen Sie alle Felder im Bereich Azure Function Konfiguration auf der Support-Einrichtungsseite aus:

Microsoft Graph:

Feld Woher bekommen? Beispiel
Graph Client ID Azure Portal → Graph-App → Übersicht a1b2c3d4-...
Graph Secret Name Freitext (Bezeichner im Key Vault) GraphClientSecret
Graph Scope Standardwert belassen https://graph.microsoft.com/.default
Graph Client Secret Azure Portal → Graph-App → Geheimnisse (maskiert)

Business Central:

Feld Woher bekommen? Beispiel
BC API Basis-URL BC-Admin-Portal https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/{TenantID}/{Env}/api/altenbrand/support/v1.0
BC Client ID Azure Portal → BC-App → Übersicht e5f6g7h8-...
BC Secret Name Freitext (Bezeichner im Key Vault) BcClientSecret
BC Scope Standardwert belassen https://api.businesscentral.dynamics.com/.default
BC Client Secret Azure Portal → BC-App → Geheimnisse (maskiert)

Polling & Speicherung:

Feld Empfehlung
Poll-Intervall (Minuten) 5 (alle 5 Minuten neue E-Mails prüfen)
Processed Emails Table ProcessedEmails (Standardwert belassen)

Endpunkte & Schlüssel:

Feld Woher bekommen?
Azure Config Sync URL Azure Portal → Function App → ConfigSync → Function URL
Azure Function Key Azure Portal → Function App → ConfigSync → Function Keys
ProcessEmailManual Key Azure Portal → Function App → ProcessEmailManual → Function Keys

Sichere Speicherung

Alle Secrets (Client Secrets und Function Keys) werden im Isolated Storage von Business Central gespeichert – nicht in der Datenbank. Sie sind zudem mit [NonDebuggable] geschützt und können nicht über den Debugger ausgelesen werden.

4. Verbindung testen

Klicken Sie auf die Aktion Graph-Verbindung testen (Test Graph Connection). Das System:

  1. Validiert alle Konfigurationsfelder
  2. Stellt eine Verbindung zur Microsoft Graph API her
  3. Zeigt detaillierte Diagnoseinformationen an

5. Konfiguration synchronisieren

Klicken Sie auf Konfiguration synchronisieren. Das System:

  1. Validiert alle erforderlichen Felder und Secrets
  2. Erstellt einen JSON-Payload mit der vollständigen Konfiguration
  3. Sendet den Payload per HTTP POST an die Azure Function
  4. Zeigt das Ergebnis an (z. B. „Sync erfolgreich (HTTP 200)")
Validierung
   ├── Graph Client ID vorhanden? ✓
   ├── Graph Client Secret vorhanden? ✓
   ├── BC API Basis-URL vorhanden? ✓
   ├── BC Client ID vorhanden? ✓
   ├── BC Client Secret vorhanden? ✓
   ├── Azure Config Sync URL vorhanden? ✓
   ├── Azure Function Key vorhanden? ✓
   └── ... (alle 15 Prüfungen)
         ↓
JSON-Payload erstellen & senden
         ↓
HTTP 200 → "Synchronisierung erfolgreich"
HTTP 4xx → Detaillierte Fehlermeldung

Nach jeder Änderung synchronisieren

Wenn Sie Konfigurationsfelder (Client IDs, Scopes, URLs) ändern, müssen Sie die Synchronisierung erneut durchführen. Die Azure Function arbeitet mit einer eigenen Kopie der Konfiguration.

Schritt 7: Copilot / KI-Klassifizierung

Die AD Support App kann mithilfe von Azure OpenAI eingehende Tickets automatisch klassifizieren (Priorität, Kategorie, betroffener Bereich).

Voraussetzungen

  • Azure OpenAI-Ressource mit einem bereitgestellten Modell (z. B. GPT-4)
  • Konfiguration in der AI Setup-Seite von Business Central

Einrichtung

  1. Klicken Sie auf der Support-Einrichtungsseite auf die Aktion AI Setup öffnen
  2. Konfigurieren Sie die Azure OpenAI-Anbindung (Endpunkt, API-Key, Modell)
  3. Aktivieren Sie die Support-Klassifizierung

Status prüfen

Auf der Einrichtungsseite sehen Sie zwei Statusfelder:

Feld Grün Rot/Grau
Konfigurationsstatus AI Setup ist korrekt konfiguriert Konfiguration fehlt oder ist fehlerhaft
Support-Klassifizierung Automatische Klassifizierung ist aktiv Klassifizierung ist deaktiviert

Schritt 8: Aufgabenwarteschlange einrichten

Die Aufgabenwarteschlange automatisiert wiederkehrende Aufgaben der Support App. Dieser Schritt ist für den Produktivbetrieb unverzichtbar.

Alle Jobs auf einmal registrieren

  1. Öffnen Sie die Support Einrichtung
  2. Klicken Sie auf die Aktion Alle Jobs registrieren
  3. Das System erstellt automatisch alle 7 erforderlichen Aufgabenwarteschlangeneinträge

Übersicht der Jobs

Job Intervall Beschreibung
Bestätigungs-E-Mails Jede Minute Verarbeitet ausstehende Bestätigungs-E-Mails für neue Tickets
SLA-Report Täglich (Mitternacht) Versendet SLA-Reports an Kunden mit aktiviertem automatischem Report
Erinnerung Täglich (Mitternacht) Sendet Erinnerungs-E-Mails an zuständige Mitarbeiter
Kontingentprüfung Täglich (Mitternacht) Prüft Kontingente und deaktiviert erschöpfte automatisch
Inaktivitäts-Erinnerung Täglich (Mitternacht) Erinnert bei Tickets ohne Aktivität
Paketabrechnung Täglich (Mitternacht) Erstellt Postpaid-Rechnungen am konfigurierten Tag
Support-Report Täglich (Mitternacht)* Monatlicher Report an alle aktiven Kunden

Läuft täglich, sendet aber nur am 1. des Monats* den Report (enthält Tickets des Vormonats + alle offenen Tickets).

Statusanzeige

Auf der Einrichtungsseite werden alle Jobs mit ihrem aktuellen Status angezeigt:

Farbe Bedeutung Aktion erforderlich?
🟢 Grün Job läuft fehlerfrei Nein
🔴 Rot Job ist fehlerhaft oder gestoppt Ja – Fehler prüfen
⚪ Grau Job ist nicht eingerichtet Ja – Jobs registrieren

Fehler beheben

Wenn ein Job im Fehlerstatus ist:

  1. Suchen Sie in Business Central nach Aufgabenwarteschlangeneinträge
  2. Filtern Sie auf Kategorie SUPPORT
  3. Öffnen Sie den fehlerhaften Eintrag
  4. Prüfen Sie die Fehlermeldung im Protokoll
  5. Beheben Sie die Ursache (z. B. fehlende E-Mail-Konfiguration)
  6. Setzen Sie den Status auf Bereit

Häufige Fehlerursachen

  • E-Mail-Konto nicht konfiguriert – Der Job versucht, E-Mails zu senden, aber kein E-Mail-Konto ist hinterlegt
  • Berechtigungsfehler – Der Benutzer, unter dem der Job läuft, hat keine ausreichenden Berechtigungen
  • Netzwerkfehler – Vorübergehender Verbindungsausfall zum E-Mail-Server

Checkliste: Ersteinrichtung

Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind:

Pflichtschritte

  • [ ] Nummernserie angelegt und zugewiesen
  • [ ] Support-E-Mail eingetragen
  • [ ] Mindestens einen Benutzer als Super User zugeordnet
  • [ ] Alle Support-Mitarbeiter als Ressourcen angelegt
  • [ ] Benutzer-Ressourcen-Zuordnung gepflegt
  • [ ] Standard-Arbeitstyp ausgewählt
  • [ ] E-Mail-Konto konfiguriert (oder Standard-Szenario geprüft)
  • [ ] Aufgabenwarteschlange registriert (Alle Jobs registrieren)

Empfohlen

  • [ ] Firmenlogo-URL hinterlegt
  • [ ] System-BCC-E-Mail für Archivierung eingetragen
  • [ ] Abrechnungsintervall und Arbeitsintervall geprüft
  • [ ] Testmodus aktiviert und E-Mail-Versand geprüft
  • [ ] Testmodus wieder deaktiviert

Optional

  • [ ] Azure Function für eingehende E-Mails eingerichtet
  • [ ] Copilot / KI-Klassifizierung konfiguriert
  • [ ] Nicht-abrechenbare Ressourcen definiert
  • [ ] Kontingent-Benachrichtigungsempfänger eingetragen
  • [ ] Monatliche Paketabrechnung aktiviert

Häufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Muss ich alle Schritte durchführen?

Nein. Die Schritte 1–4 und 8 (Grundeinrichtung, Benutzer, Standardwerte, E-Mail, Aufgabenwarteschlange) sind für den Grundbetrieb erforderlich. Die Azure Function (Schritt 6) und Copilot (Schritt 7) sind optionale Erweiterungen.

Kann ich die Einrichtung später ändern?

Ja, alle Einstellungen können jederzeit angepasst werden. Beachten Sie aber:

  • Änderungen an der Nummernserie wirken sich nur auf neue Tickets aus
  • Änderungen an Abrechnungsintervallen gelten nur für neue Zeiteinträge
  • Nach Änderungen an der Azure-Konfiguration muss die Synchronisierung erneut durchgeführt werden
Was passiert beim ersten Öffnen der Einrichtungsseite?

Das System erstellt automatisch einen Standard-Konfigurationsdatensatz mit sinnvollen Voreinstellungen:

Feld Standardwert
Nummernserie SUPPORT
Standard-Arbeitstyp NZ
Standard-Sprachcode DEU
Bestätigungs-E-Mail senden Aktiviert
Abrechnungsintervall 2 Std.
Arbeitsintervall 0,25 Std.
Kontingent-Warnstunden 5 Std.
Paketabrechnung Deaktiviert
Paketrechnungstag 1
Poll-Intervall 5 Min.
Processed Emails Table ProcessedEmails

E-Mail

Welches E-Mail-Konto wird für den Versand verwendet?

Es gibt zwei Szenarien:

  1. E-Mail-Konto in der Einrichtung konfiguriert: Alle Support-E-Mails werden über genau dieses Konto versendet (empfohlen)
  2. Kein E-Mail-Konto konfiguriert: Das System verwendet das Standard-E-Mail-Szenario von Business Central

Wir empfehlen, ein dediziertes E-Mail-Konto (z. B. support@altenbrand.de) zu konfigurieren, damit Kunden den Absender eindeutig zuordnen können.

Warum kommen meine Test-E-Mails an, aber im Produktivbetrieb nicht?

Häufige Ursachen:

  • Testmodus ist noch aktiv – Prüfen Sie, ob das Feld „Test-E-Mail-Empfänger" leer ist
  • E-Mail-Konto fehlt – Konfigurieren Sie ein E-Mail-Konto in der Einrichtung
  • Aufgabenwarteschlange gestoppt – Prüfen Sie den Status der Bestätigungs-E-Mail-Aufgabe
Was sind Bestätigungs-E-Mails und warum laufen sie über eine Aufgabenwarteschlange?

Bestätigungs-E-Mails sind automatische Eingangsbestätigungen an den Kunden. Sie laufen über eine Aufgabenwarteschlange (alle 1 Minute), weil der API-Benutzer, der E-Mails importiert, keine Berechtigung hat, E-Mails über die Microsoft Graph API zu versenden. Die Aufgabenwarteschlange läuft unter einem interaktiven Benutzer, der diese Berechtigung hat.

Azure Function

Wie finde ich die Function Keys im Azure Portal?
  1. Öffnen Sie das Azure Portal → Ihre Function App
  2. Navigieren Sie zu Funktionen
  3. Klicken Sie auf die jeweilige Funktion (z. B. ConfigSync)
  4. Wählen Sie Funktionsschlüssel
  5. Kopieren Sie den default-Schlüssel
Die Synchronisierung schlägt fehl – was tun?

Prüfen Sie folgende Punkte:

  1. Alle Pflichtfelder ausgefüllt? – Die Validierung zeigt fehlende Felder an
  2. Azure Function erreichbar? – Prüfen Sie die Config Sync URL im Browser
  3. Function Key korrekt? – Kopieren Sie den Key erneut aus dem Azure Portal
  4. Netzwerkzugriff? – BC muss ausgehend auf die Azure Function URL zugreifen können
  5. Function App gestartet? – Prüfen Sie im Azure Portal, ob die Function App läuft
Was enthält der Synchronisierungs-Payload?

Der Payload enthält die vollständige Konfiguration im JSON-Format:

  • Graph-Authentifizierung (Client ID, Secret, Scope, Tenant ID)
  • BC-Authentifizierung (API URL, Client ID, Secret, Scope, Tenant ID)
  • Polling-Einstellungen (Intervall, Postfach, Tabelle für verarbeitete E-Mails)

Alle Secrets werden bei der Übertragung im Payload mitgesendet. Die Kommunikation erfolgt über HTTPS.

Aufgabenwarteschlange

Müssen alle 7 Jobs immer laufen?

Idealerweise ja. Die Jobs prüfen selbst, ob es Arbeit gibt, und beenden sich schnell, wenn nichts zu tun ist. Es gibt keinen Nachteil, alle Jobs laufen zu lassen, auch wenn einzelne Funktionen nicht genutzt werden.

Unter welchem Benutzer sollten die Jobs laufen?

Die Jobs sollten unter einem interaktiven Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen laufen – nicht unter dem API-Benutzer. Dieser Benutzer benötigt:

  • Zugriff auf den E-Mail-Versand (Microsoft Graph)
  • Die Berechtigungssätze der Support App
  • Optional: Super-User-Rechte für die Administration

Siehe auch